Продуктивность руководителя зависит от того, насколько хорошо работают его подчиненные. В компетенции начальника входит умение ставить задачи так, чтобы они были выполнены в обозначенные сроки и в точности как требуется. Зачастую так получается не всегда. Бывает, что специалист не услышал или неправильно понял поставленную задачу, в результате чего на выполнение поручения уходит в два раза больше времени.
Как правильно ставить задачи, чтобы они выполнялись безошибочно с соблюдением поставленных сроков? Для этого мы предлагаем Вам ознакомиться с несколькими этапами для дальнейшей интеграции.
Этап №1. Выбор ситуации
Во-первых, Вам необходимо выбрать подходящий момент. Зачастую лучше всего договориться с подчинённым и встретиться в отдельном кабинете, где Вы без отвлекающих факторов сможете объяснить задачу.
В случае если Вы решили ненадолго отвлечь специалиста, когда он занят работой, то рискуете не донести смысл задачи вообще. Скорее всего, он сразу же забудет поставленную задачу, потому что вернется к тому, чем занимался до вашего прихода. Еще хуже, если Вы загрузите подчиненного в коридоре или во время обеденного перерыва. От каких методов лучше отказаться.
Этап №2. Выполнимость
Основное требование к постановке задачи — это реально оценивать ее выполнимость. Необходимо четко понимать и оценивать возможности специалиста и ответить себе на следующие вопросы:
- Сможет ли он выполнить задачу;
- Хватает ли у него профессиональных навыков и знаний;
- Есть ли у него свободное время для выполнения задачи или он загружен.
Мы рекомендуем аккуратно ставить цели на перспективу, для выполнения которых специалисту необходимо превзойти самого себя. В противном случае Вы рискуете получить демотивированного, расстроенного и с нервно мигающим глазом специалиста, который не смог справится с поставленной ему задачей.
Этап №3. SMART-цель
Планируемая к постановке задача должна соответствовать системе SMART и отвечать следующим требованиям:
- S — Specific — Конкретная. Цель должна быть максимально конкретной и понятной;
- M — Measurable — Измеримая. Поставьте четкие критерии по выполнению задачи;
- A — Achievable — Достижимая. Задача должна быть реалистична и выполнима;
- R — Relevant — Значимая, уместная. Задача должна быть важной и иметь смысл;
- T — Time bound — Ограниченная по времени. Обязательно укажите дедлайн для задачи.
Этап №4. Обеспечение ресурсами
Для выполнения поставленной задачи руководитель обязан обеспечить специалиста всем необходимым — от материальных и информационных ресурсов до человеческих.
Не забудьте продумать момент взаимодействия с другими отделами. В случае если на выполнение задачи требуются ресурсы, которые должен дать кто-то другой, то обязательно заблаговременно согласуйте данный момент.
Этап №5. Контролируемость
При постановке задачи необходимо четко понимать кто будет контролировать ее выполнение, а также в каком форме будет предоставляться отчет, в электронном виде или устные доклады на совещаниях. И конечно нужно не забывать о четко поставленных сроках.
На все эти вопросы необходимо дать ответ специалисту, он должен понимать, кто и как его будет контролировать.
Этап №6. Личная мотивация
Как руководитель Вы должны создать интерес к задаче и постараться прощупать личную мотивацию специалиста, которая повысит его производительность. Некоторым подчиненным важно сказать, что он поможет лично Вам и компании, а кому-то, что поставленная задача интересная и будет отличным стимулом для профессионального роста. У тех, кто стремится быть во всем лучшим, можно замотивировать соперничеством с другим специалистом.
Этап №7. Понимание
После того, как Вы поставили задачу специалисту, проверьте, понял ли он Вас. Важно не просто спросить, все ли понятно, а попросить объяснить, как он понял данную задачу:
- В какой последовательности надо сделать?
- До какого срока?
- Какой должен быть результат?
От развернутости ответа будет понятно, ясна ли ему поставленная задача или нет.
Вышеуказанный алгоритм может показаться Вам объемным, но через некоторое время данные правила позволят поднять качество и скорость выполнения поставленных задач.
