В результате высокой загрузки на работе не все члены команды успевают выполнять свою работу в режиме многозадачность, существует несколько этапов, которые помогут Вам эффективнее распределять свое время, навести порядок и делать свою работу в обозначенные сроки.
Наступает момент, когда Вы неожиданно для себя обнаружили, что работы скопилось огромное количество и она захлестывает Вас с головой. В этот момент нам на помощь приходит наш наихудший друг Паника. В этот момент мы начинаем анализировать, но понимаем, что времени катастрофически не хватает, а список дел уже длиннее и шире, чем рулон туалетной бумаги. Мы начинаем обвинять всех вокруг в своей неудачи, нервничаем и не знаем за что хвататься. В такой момент необходимо успокоиться и вспомнить несколько простых этапов, описанных ниже, которые помогут решить проблему с нехваткой времени.
1. Составьте список задач и исключить из них те, которые Вы не будете выполнять на текущий момент
Запишите все задачи, которые Вам необходимо выполнить. Далее напротив каждой задачи напишите приоритет выполнения (Низкий, Средний, Высокий). В результате мы получим три списка с разным приоритетом выполнения. Первое с чего нужно будет начать — это с горящих задач из списка с высоким приоритетом, после выполнения срочных задач Вы можете перейти на задачи со средним приоритетом, а напоследок если время позволяет можете выполнить несрочные задачи с низким приоритетом или перенести их выполнение на следующий день.
Данный этап поможет успокоиться и структурировать список задач по приоритету.
2. Проконсультируйтесь у коллег по приоритетности задач
Зачастую бывает, что существующему списку задач очень тяжело задать приоритетность. В данном вопросе Вам помогут коллеги либо непосредственный руководитель от кого поступают задачи.
3. Для выполнения задач сохраняйте холодную голову
Сборная по регби All Blacks в процессе игры всегда использует данный метод «Сохраняй холодную голову». Он отлично описывает состояние, при котором члены команды понимают, какое на них оказывается давление, но при этом сохраняют спокойную расслабленную тактику игры и ясное мышление.
Но, к сожалению, есть и противоположность «Горячая голова». Этот метод можно описать так: напряжение, скованность, зацикленность на результате, тревога, агрессия, игра на максимуме и отчаяние.
Оба вышеуказанных понятия прекрасно иллюстрируют, как отчаянное стремление к успеху, упорные усилия и внимание к мелочам мешают достичь желаемого результата.
Для того чтобы из состояния «Горячая голова» перевести себя в состояние «Холодная голова» нужно глубоко и размеренно дышать, а затем использовать «Якорь», который позволяет возвращать к реальности (Пример: можно топнуть ногой или схватить себя за запястье).
4. Наведение порядка на рабочем столе
В случае если на Вашем рабочем столе беспорядок тогда Вы на пути к эмоциональному истощению, стрессу и тревоге. Не поленитесь и уделите несколько минут для проведения уборки, убрав свой рабочий стол Вы наведете порядок с документами и приведете в порядок свои мысли.
5. Существует ли многозадачность или нет
Многие считают, что многозадачность — это признак эффективной работы, но на практике выглядит все по-другому. Постоянное переключение между задачами вызывает интеллектуальную заторможенность, в результате чего работник теряете до 40% рабочего времени. Также можно сказать, что люди, которые выполняют одновременно несколько задач усваивают информацию хуже тех, кто занят последовательным выполнением.
Если Вы пытаетесь одновременно участвовать в видеоконференции, печатать письмо, проверять электронную почту и отправлять в мессенджерах друзьям смайлики — убедительная просьба остановитесь, из этого не выйдет нечего хорошего!
6. Не создавайте Имитацию Бурной Деятельности (ИБД)
Иногда хочется поделиться и рассказать всем о том, какая у Вас загрузка на работе. Но правда ли это? Или Вам хочется, чтобы окружающие так думали? Специалисты, считающие себя перегруженными, в реальности тратят на работу меньше времени. В случае если Вы говорите, что проработали на этой неделе более 70 часов, мозг воспринимает эту информацию за реальную и оказывает психосоматический эффект.
